Zakenreizen tijdens een crisis
Veilig zakenreizen begint met monitoren
Uiteraard wilt u voorkomen dat reizigers in een crisissituatie terecht komen. Wat kunt u doen om risico’s te voorkomen of minimaliseren? Besteed aandacht aan de volgende onderwerpen:
- Stel een Travel Risk Management strategie op.
In een eerder blog hebben we al beschreven waar een Travel Risk Management strategie uit kan bestaan. Door het opstellen van een strategie heeft u altijd duidelijkheid over de procedures die gevolgd moeten worden als het gaat om calamiteiten tijdens het zakenreizen.
- Volg het reisadvies van de overheid op.
Het ministerie van Buitenlandse Zaken heeft per land een actueel reisadvies. Het reisadvies geeft aan of gebieden onveilig zijn, of reizigers alert moeten zijn of dat reizen naar bepaalde gebieden zelfs afgeraden wordt. Volg deze adviezen op bij het organiseren van zakenreizen.
- Controleer uw travel policy
In de travel policy kunnen zaken opgenomen worden die invloed hebben op de veiligheid van het zakenreizen. Denk aan locaties van hotels of het gebruik van taxidiensten of huurauto’s. Controleer regelmatig of de policy nageleefd wordt of geef uw Travel Management Company (TMC) opdracht om enkel conform policy te boeken.
- Bereid reizigers voor op calamiteiten.
Een vaak vergeten stap in het voorkomen van risico’s tijdens het zakenreizen is het trainen van personeel. Weten reizigers hoe ze moeten handelen bij een calamiteit? Hebben ze überhaupt een idee welke risico’s ze lopen? Informeer reizigers hierover en zorg dat ze weten hoe ze moeten handelen in een crisissituatie.
Waar zijn mijn reizigers?
Stel, Frankrijk sluit per direct haar grenzen vanwege een enorme stijging van het aantal COVID-19 patiënten. U weet dat er 8 medewerkers in Parijs zitten. Hoe weet u dat uw reizigers in orde zijn? Het lokaliseren van reizigers is een belangrijke eerste stap om te doorlopen bij een calamiteit. Er zijn diverse systemen om reizigers te volgen tijdens een reis. Denk bijvoorbeeld aan de TravelTracker van International SOS. Op basis van de informatie over vluchten, verblijfsadressen en afspraken kan een goede inschatting gegeven worden waar de reiziger zich ongeveer bevindt. Het letterlijk op de voet volgen van een reiziger kan uiteraard ook (op basis van bijvoorbeeld GPS gegevens). Dit raakt echter de privacy van een reiziger en is daarom niet aan te bevelen.
Het is onderdeel van de duty of care van een organisatie dat u in grote lijnen weet waar een zakenreiziger is, maar de reiziger heeft ook het recht om ‘kwijt’ te zijn. Op deze dunne draad tussen goed werkgeverschap en privacy moeten goede afspraken gemaakt worden tussen beide partijen.
Informeer elkaar altijd
Terug naar het voorbeeld van het sluiten van de Franse grenzen. Om zeker te weten dat reizigers veilig zijn werken de diverse track & trace tools met SMS, telefonische of whatsapp notificaties. Reizigers die zich in de betreffende stad bevinden ontvangen een bericht over de calamiteit. Ze dienen te bevestigen dat ze veilig zijn. Reizigers ontvangen automatisch notificaties totdat ze zich gemeld hebben. Organisaties als International SOS helpen bij het traceren van reizigers die niet reageren. Denk hierbij aan het benaderen van ziekenhuizen of het onderhouden van contact met hulporganisaties. Besteed in dergelijke gevallen ook aandacht aan het informeren van familieleden van de reiziger.
De reizigers die zich gemeld hebben moeten regelmatig geïnformeerd worden. Hoe ontwikkelt de calamiteit zich? Welke gevolgen heeft dit voor de zakenreis? Door goed met elkaar te communiceren voorkomt u onduidelijkheid en kunt u sneller schakelen.
Ondersteuning ter plaatse
Afhankelijk van het soort calamiteit is het verstandig om ter plaatse ondersteuning te zoeken. Dit kunnen collega’s zijn van de lokale vestiging, travelpartners van uw TMC, medische ondersteuning vanuit organisaties zoals International SOS of begeleiding vanuit de ambassade of andere overheidsvertegenwoordiging. Mocht de calamiteit een dergelijke omvang hebben dat evacuatie uit het land gewenst is, dan nemen de Nederlandse autoriteiten dit proces over.
Voor de evaluatie en verwerking van de calamiteit is het hoe dan ook altijd aan te bevelen om een logboek bij te houden met alle stappen die doorlopen worden.
Niemand is bij het zakenreizen van plan om in een calamiteit of crisissituatie terecht te komen. Een goede voorbereiding op een zakenreis voorkomt al veel problemen. Mocht zich toch een calamiteit voordoen, dan zijn er diverse processen die opgestart kunnen worden. Volg reizigers, informeer elkaar en roep de hulp in van externe gespecialiseerde organisaties. We wensen iedereen veilige reizen toe!
