Travel policy, blessing or burden?
‘Travel policy is iets voor multinationals’, is een veelgehoorde uitspraak. ‘Bij ons werkt dat niet’. De eerste associatie die men vaak heeft, is een lijvig document van een pagina of tien waarin wetmatig opgesomd wordt wat een hotel mag kosten en dat er alleen economyclass gevlogen mag worden (Wetmatig document) of een document waarin nauwelijks concreet en vol procedures omschreven staat wat wel en niet mag (Politiek document). Deze associaties zorgen ervoor dat het draagvlak voor een travel policy meestal al verdwenen is, voordat het goed en wel gepresenteerd is. De sceptici in managementkringen (niet zelden uit de hoek van inkoop) menen vaak te kunnen volstaan met een travel policy bestaande uit twee woorden, namelijk ‘de goedkoopste’.
Natuurlijk is grip kunnen houden op reis gerelateerde kosten voor iedere organisatie een drijfveer. De twee eerdergenoemde voorbeelden zijn echter uitersten met een sterk gebiedend karakter. Er gaan sporadisch geluiden op dat de travel policy van morgen bestaat uit een persoonsgebonden reisbudget. Iedere zakenreiziger bepaalt zelf binnen zijn budget of hij business class vliegt en een goedkoop hotel neemt of dat hij een lowcost airline boekt en in een vijfsterrenhotel verblijft. Beheerstechnisch is de laatste ogenschijnlijk erg interessant. Immers de reiziger maakt zelf zijn keuzes, blijft binnen zijn budget en zal waarschijnlijk zeer tevreden zijn over zijn vrijheid van handelen. De praktijk is echter genuanceerder. Door fragmentatie van leveranciers mist men de kracht van inkoopvolume. Het aantal leveranciers maakt de financiële afwikkeling extra bewerkelijk en daarmee kostbaar. Last but not least, zal het gebrek aan inzicht van de actuele verblijfplaats van de reiziger niet bijdragen aan de zorgplicht van de werkgever.
In het midden en kleinbedrijf wordt veelvuldig gebruik gemaakt van het “GBV-principe”. Dit Gezond Boeren Verstand is veruit de eenvoudigste optie. Hier wordt niet duidelijk beschreven wat de kaders zijn en sturing vindt vaak op transactiebasis plaats na goedkeuring van het reisbudget door het management. Dit meestal uit monde van de secretaresse/receptioniste die hiermee het ‘geweten’ van de organisatie vormt. Een prima oplossing voor kleinschalige organisaties, maar slecht schaalbaar. Wat is nu wijsheid, hoor ik u denken.
Het antwoord is volgens mij gelegen in de doelstellingen van uw organisatie. Is men uit op verhoging van kwaliteit of verlaging van (integrale) kosten of een optimale combinatie van beide? Het formuleren van een travel policy die past bij úw organisatie strekt tot de aanbeveling. Mijn advies: houd het kort (maximaal twee A4), maak het SMART en betrek uw reizigers bij de formulering.
