Topdrukte bij regiecentrale in de zomervakantie

De zomervakantie is begonnen. Voor veel organisaties is dit een rustige periode van het jaar. Collega’s, klanten en leveranciers zijn op vakantie. Tijd om een achterstallige mailbox bij te werken of om nieuwe projecten voor te bereiden. Voor mijn collega’s bij Munckhof Regie is de zomervakantie echter de drukste periode van het jaar. Het leerlingenvervoer voor al onze opdrachtgevers moet in deze periode voorbereid en ingepland worden. Een immense klus.

Intensieve samenwerking met gemeenten

Het plannen van nieuwe routes begint feitelijk in het voorjaar al. Dan worden de nieuwe leerlinglijsten al opgesteld door de gemeenten. Omdat het belangrijk is dat de lijsten op tijd klaar en compleet zijn, helpen we de gemeenten hier vaak mee. In het contact dat mijn collega’s met de ouders hebben vragen we bijvoorbeeld om tijdig een aanvraag in te dienen, zodat wij eerder aan de slag kunnen.

Leerlinglijsten moeten foutloos zijn

Als de lijsten klaar zijn ontvangen de collega’s op de regiecentrale deze. Ze worden gecontroleerd op volledigheid en eventuele fouten. Dit is een belangrijke controle. Als tijdens het plannen namelijk gegevens wijzigen (denk aan een adreswijziging of het toevoegen van een leerling), heeft dat impact op alle routes en kunnen we dus weer opnieuw beginnen. Een volledige en foutloze leerlinglijst is daarom essentieel.

Voldoen aan de gestelde criteria

In het opstellen van de routes houden we ons uiteraard aan de criteria die door de opdrachtgever (gemeente) gesteld zijn. Dit houdt meestal in dat we de routes zo efficiënt mogelijk moeten plannen, dat we eventueel gebruik moeten maken van opstapplaatsen of dat we leerlingen al dan niet gecombineerd mogen vervoeren. De ervaringen van eerdere schooljaren nemen we, voor zover mogelijk, ook mee. We maken bij het plannen gebruik van het door ons zelf ontwikkelde softwarepakket MobiliteitsManager. Daarin staan ook alle vervoerspartners en chauffeurs die we meteen aan de routes koppelen.

Informeren van ouders

Als de routes, halverwege de vakantie klaar zijn, worden deze voorgelegd aan de gemeenten. Zij beoordelen de routes op de criteria die ze gesteld hebben. Als de gemeente akkoord is, maken we pakketjes klaar voor de ouders. Naast de routeinformatie zit in het pakketje ook een handleiding over het vervoer. De chauffeur komt ook nog langs bij de ouders om persoonlijk kennis te maken. Als dit allemaal doorlopen is, zit de vakantie erop en begint het leerlingenvervoer weer.

Ik ben zeer onder de indruk van de prestatie die mijn collega’s van de regiecentrale ieder jaar leveren. Voor duizenden leerlingen plannen ze tijdens de vakantieperiode het vervoer. Ook als het prachtig zomerweer is, zitten zij op kantoor om te zorgen dat alles op tijd klaar is! Dit alles om de opstart van het vervoer bij het nieuwe schooljaar zo soepel mogelijk te laten verlopen.