Maak optimaal gebruik van een online booking tool!
Droom even met mij mee. In een ideale situatie heeft de secretaresse/PA de bevoegdheid en autoriteit om reizen via een booking tool te boeken. Zonder enige discussie kiest zij de vluchtdatum, de airline en bepaalt ze, op basis van een duidelijk geformuleerde travel policy, of er business of economy gevlogen wordt. De secretaresse maakt gebruik van de online booking tool en weet haar weg perfect te vinden. De tool is volledig op maat gemaakt voor de organisatie en de secretaresse is dag en nacht bereikbaar voor haar collega’s. Zij krijgt het volledige vertrouwen van de organisatie en er is geen enkele discussie met reizigers en management over de reizen die ze geregeld heeft. Periodiek overlegt ze een managementrapportage over het zakelijk reizen en doet ze voorstellen hoe extra voordelen te behalen zijn.
Dit ideaalplaatje is in de meeste gevallen helaas niet haalbaar. Secretaresses hebben vaak te weinig bevoegdheid om beslissingen te nemen, te weinig tijd om alle kennis van de tool te weten te komen en reizigers hebben veel invloed op het reisvoorstel. Het regelmatig overdoen van het werk ligt op de loer waardoor van efficiëntie vaak weinig sprake is.
Waarom streven we er niet naar om het droomscenario realiteit te laten worden? Geef de secretaresse meer bevoegdheid en verantwoordelijkheid en help haar optimaal gebruik te maken van de vele mogelijkheden die online booking tools bieden. Een goede interne afstemming en duidelijke afspraken met de travel management company zijn daarbij uiteraard essentieel, maar door optimaal gebruik te maken van een online booking tool is er een wereld te winnen.
