Complete ontzorging van zakenreizen

Bij het organiseren van een zakenreis komt veel kijken. Het boeken van een ticket is misschien nog wel het eenvoudigst. Hoewel ook daar winst valt te halen. Meer en meer ontstaat de trend om bedrijven compleet te ontzorgen. Tom Roefs, algemeen directeur van Munckhof geeft aan wat daarbij komt kijken.

Is de organisatie van zakenreizen een vak apart?

“Zeker. We zorgen voor de oplossing van een complex vervoersvraagstuk, waarbij de complexiteit afhangt van bijvoorbeeld de snelheid waarmee dingen geregeld moeten worden. In mijn optiek is het essentieel om de klant in hoge mate te ontzorgen. Het is onze zorg dat de zakenreiziger in het juiste vliegtuig en in het juiste hotel terechtkomt.”

Hoe bereik je daarbij het beste resultaat tegen de laagste kosten?

“Natuurlijk spreken we over kosten, maar ook over kwaliteit. De klant heeft als werkgever immers ook een duty of care. Er gebeurt veel in de wereld en als ontzorger zijn wij het verlengstuk van de werkgever. In een bedrijf zijn eigenlijk vijf mensen of rollen die met zakenreizen te maken hebben: de inkoper, controller, travel manager, de secretaresse die meestal de reizen boekt en de zakenreiziger zelf. Allemaal hebben ze specifieke belangen en wensen. De reiziger zelf wil graag comfortabel reizen en zal zich minder zorgen maken over de prijs. Het is aan ons om tussen die belangen een goede balans te vinden en dat bepaalt ook het beeld van de samenwerking. Het is goed om een zakenreis te zien als een investering, omdat je er uiteindelijk een zakelijk resultaat mee wilt halen.”

Maar hoe valt de hoogte van de investering te beïnvloeden?

“Het is zaak om binnen het budget en de gestelde kaders van het bedrijf zo optimaal mogelijk te presteren. Als een bedrijf vindt dat iedereen businessclass mag vliegen, dan zijn dat de kaders. Dat zijn grote factoren in het budget, waar wij als partner niet over beslissen. Wij zorgen er wel voor dat de Travel Policy van het bedrijf zo goed mogelijk wordt nageleefd en het budget zo optimaal mogelijk ingevuld wordt.”

Wat is uw rol bij de duty of care?

“De eindverantwoordelijkheid voor het welzijn en de veiligheid van de zakenreiziger ligt bij het bedrijf. Uiteraard kunnen wij daarbij wel de nodige ondersteuning geven. In het geval van calamiteiten, bijvoorbeeld een aanslag, kunnen we 24/7 assistentie verlenen aan de gestrande reizigers van onze klanten.”

Welke ontwikkelingen in de nabije toekomst zijn van belang?

“Er zijn veel ontwikkelingen op veel gebieden. Bijvoorbeeld: wat zal de rol worden van bedrijven zoals airbnb? Het conflicteert met de duty of care in enige mate en het is zoeken naar een goede tussenweg. Traveller Tracking, waarbij de reiziger precies kan worden gevolgd, kan ingezet worden. Belangrijk daarbij is weer de privacy policy van een bedrijf. Er zijn allerlei technologische oplossingen die we kunnen bieden, zoals tools waarmee mensen zelf reizen kunnen boeken of je onderweg begeleiden. En een belangrijke ontwikkeling is het bieden van een totaaloplossing.”

Lees de hele bijlage van Elsevier over Travel Management via: https://view.publitas.com/pulse-media-group/travel-management/page/1