Checklist Travel Risk Management strategie
Lees het blog: 'Veilig zakenreizen? Stel een Travel Risk Management strategie op!'
Het reisprofiel van uw organisatie
Om te bepalen welke risico’s uw reizigers lopen en welke maatregelen u moet treffen is het belangrijk dat u eerst in kaart brengt hoe uw organisatie reist en welke regels van toepassing zijn.
- Hoe vaak reist uw organisatie?
- Naar welke landen reist uw organisatie?
- Welke wetgeving is van toepassing?
- Wat wordt er in de wetten geschreven over reisrisico en zorgplicht?
- Bent u op de hoogte van de actuele veiligheidssituatie op uw reisbestemming(en)?
Welke risico’s lopen uw reizigers?
Er zijn diverse soorten risico’s te benoemen. Breng in kaart welke risico’s uw organisatie loopt en benoem per risico op welke wijze hierop gereageerd wordt (Vermijden, Beheersen, Overdragen of Accepteren).
- Gezondheid- en medische risico’s
- Veiligheidsrisico’s
- Psychologische en individuele risico’s
- Financiële risico’s en reputatie
Welk beleid hanteert u?
Als u in kaart heeft gebracht welke risico’s uw bedrijf loopt, kunt u bepalen hoe u het beleid invult.
- Is er in uw organisatie beleid uitgewerkt op het gebied van gezondheid en veiligheid van medewerkers tijdens zakenreizen?
- Zijn de rollen en verantwoordelijkheden binnen uw organisatie duidelijk als het gaat om veiligheid van medewerkers tijdens zakenreizen?
- Is er een stappenplan voor algemene problemen betreffende veiligheid en gezondheid van medewerkers tijdens zakenreizen?
- Is er een stappenplan voor specifieke bedreigingen betreffende veiligheid en gezondheid van medewerkers tijdens zakenreizen?
- Wordt het beleid periodiek gecontroleerd en gewijzigd waar nodig?
Deze processen helpen u bij de strategie
Naast het opstellen van een beleidsplan zijn er ook diverse processen of procedures die een rol spelen bij Travel Risk Management.
- Heeft uw organisatie een actuele travel policy?
- Voorziet deze travel policy in risicomijdende instructies?
- Werkt u samen met een Travel Management Company (TMC)?
- Werkt u alleen met veilige luchtvaartmaatschappijen?
- Zijn alle reizigers goed verzekerd voor reisrisico’s?
- Hebben alle reizigers de geadviseerde vaccinaties of medicatie voor de reisbestemmingen?
- Wordt er naar veiligheidscriteria gekeken bij de keuze van hotels?
- Maakt u op de plaats van bestemming alleen gebruik van officiële taxidiensten?
- Zijn er 24/7 noodlijnen beschikbaar bij uw TMC of in uw eigen organisatie?
- Hoeveel medewerkers mogen er tegelijk op dezelfde vlucht reizen?
Communicatie met reizigers is essentieel
Om uw Travel Risk Management strategie succesvol te maken is communicatie een essentieel onderdeel. Denk aan de volgende zaken:
- Zijn alle betrokken medewerkers op de hoogte van de travel policy?
- Zijn medewerkers op de hoogte van de geldende wetgeving over gezondheid en veiligheid op het werk en tijdens reizen?
- Worden medewerkers en hun gezin geïnformeerd als zich situaties voordoen waardoor het risiconiveau op reisbestemmingen verhoogd wordt?
- Welke communicatiemiddelen worden ingezet voor bovengenoemde punten?
- Voorziet de organisatie in een regelmatige opleiding over noodsituaties?
Wat te doen bij een calamiteit?
Als zich een incident heeft voorgedaan tijdens een zakenreis, welke stappen moet u dan doorlopen?
- Is de organisatie continu op de hoogte van de locatie van de reizigers (tracking & locating)?
- Volgt u de ontwikkelingen die betrekking hebben op het incident? Wordt het reisadvies aangepast? Zijn er specifieke instructies vanuit de overheid? Enz.
- Zijn er globale en lokale maatregelen genomen om een noodgeval of crisis te beheersen?
- Is er een actieplan voor crisisbeheer incl. bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de betrokkenen?
- Heeft de organisatie het vermogen om een incident te managen of is externe hulp nodig?
- Is er op de plaats van bestemming ondersteuning door lokale partijen te regelen?
- Hebben medewerkers en hun familie tijdens het zakenreizen 24/7 toegang tot medische verzorging en noodplannen?
- Is er 24/7 ondersteuning door de TMC?
- Heeft de TMC een calamiteitenservice?
- Heeft u een plan voor het evacueren van reizigers?
Evalueren en optimaliseren
Uw Travel Risk Management strategie is niet in beton gegoten. U dient die periodiek bij te werken en te actualiseren. Zeker na een calamiteit is het belangrijk om de processen te evalueren en verbeterpunten te benoemen. Denk daarbij aan de volgende zaken:
- Wordt het beleid getoetst op efficiëntie?
- Worden er logboeken bijgehouden bij calamiteiten en worden er rapporten opgesteld?
- Worden verbeterpunten uit de logboeken verwerkt in de strategie?
- Wordt er gestuurd op het optimaliseren van het risicobeleid?
Met behulp van deze checklist hopen we u op weg te helpen bij het opstellen van een Travel Risk Management Strategie. Uiteraard kunt u ook contact met ons opnemen zodat we samen een document opstellen.
