Veilig zakenreizen? Stel een Travel Risk Management strategie op!
Gebakken kip groter risico dan terrorisme
Als we het hebben over risico’s tijdens het zakenreizen wordt vaak meteen gesproken over grote veiligheidsissues als terrorisme, natuurrampen en epidemieën. Het gros van de reizigers zal, behalve met pandemie COVID-19, nooit met deze issues te maken krijgen. Veel voorkomender en dus veel relevanter zijn risico’s die reizigers in de dagelijkse praktijk lopen. Denk aan een verkeersongeluk, het eten van verkeerd voedsel of kleine criminaliteit. Deze risico’s moeten centraal staan in de strategie.
Een ander belangrijk risico dat vaak onderschat wordt, is de mentale gezondheid van zakenreizigers. Zij ervaren tijdens een reis veel stress door bijvoorbeeld vertraging, een jetlag, verloren bagage, hoge werkdruk of doordat ze familie en vrienden missen. Deze risico’s moeten zeker ook meegenomen worden in het opstellen van een Travel Risk Management strategie.
Vergelijk de strategie met branchegenoten
Er zijn door de wetgever criteria gesteld waar de werkgever zich aan moet houden op het gebied van Duty of Care. Deze wetgeving is (afhankelijk van het land) vaak beperkt en iedere organisatie heeft natuurlijk de ruimte om dit zelf aan te vullen. In de Travel Risk Management strategie benoem je hoe je hiermee omgaat. Het is belangrijk voor een organisatie om het beleid te toetsen bij vergelijkbare organisaties. Een TMC (Travel Management Company) kan hierbij helpen. De ene organisatie volgt bijvoorbeeld reizigers via een tracking systeem, de andere organisatie stuurt dagelijks updates naar reizigers over nieuwe risico’s terwijl andere organisaties zich beperken tot de wetgeving. Het is belangrijk om als organisatie een benchmark te hebben wat de standaard is en waar je als organisatie staat. Een goede benchmark is het Travel Risk Management Maturity Model (ontwikkeld door de National Business Travel Association). Welke plek neemt uw organisatie in als u dit vergelijkt met branchegenoten?
Waaruit bestaat een Travel Risk Management strategie?
Zoals gezegd bepaalt iedere organisatie zelf welke zaken er in een Travel Risk Management strategie benoemd worden. Het is wel aan te bevelen de volgende zaken in de strategie mee te nemen.
Wetgeving
Benoem in de strategie welke wetgeving van toepassing is en dus welke verplichtingen een organisatie heeft als het gaat om zorgplicht.
Risico’s
Geef aan welke risico’s er zijn bij internationale zakenreizen:
- Gezondheids- en medische risico’s
Denk aan voeding, ziektes (zoals malaria, ebola, reizigersdiarree, griep), epidemieën. - Veiligheidsrisico’s
Verkeersveiligheid, beroving, terrorisme, diefstal, identiteitsfraude, politieke instabiliteit. - Psychologische en individuele risico’s
Eigen fysieke en mentale gezondheid, stress, eenzaamheid, verloren bagage, telefoon die niet werkt. - Financiële risico’s en reputatie
Corruptie, fraude, chantage en andere risico’s bij het zakendoen met lokale partijen.
Bepaal vervolgens per risico op welke wijze je hiermee omgaat. Er zijn vier soorten reacties mogelijk: Vermijden, beheersen, overdragen of accepteren.
Procedures
De kern van de Travel Risk Management strategie is het benoemen van de procedures en protocollen die gelden bij het internationaal zakenreizen. Denk bijvoorbeeld aan:
- Travel policy
Werk altijd met een travel policy waarin de richtlijnen voor het zakenreizen beschreven zijn. Denk bij een travel policy aan het werken met preffered suppliers, hoeveel sterren hotels moeten/mogen hebben, in welke klasse er gevlogen mag worden, enz. - Travel Management Company
Worden de reizen intern geboekt of werkt u met een Travel Management Company samen? In beide gevallen is het goed om met de TMC af te stemmen welke rol en verantwoordelijkheid iedere partij heeft in het geval van calamiteiten. - Kies voor veilige luchtvaartmaatschappijen
De Europese Unie heeft een zwarte lijst met onveilige luchtvaartmaatschappijen. Ondanks dat deze luchtvaartmaatschappijen binnen de EU niet mogen vliegen, kunt u ze wel tegenkomen op vluchten buiten de EU. Zorg dat u geen gebruik maakt van deze onveilige maatschappijen. - Verzekeringen
Iedere reiziger die voor uw organisatie onderweg is zou verzekerd moeten zijn voor reis gerelateerde risico’s. Benoem in de strategie welke verzekeringen van toepassing zijn. - Vaccinaties
Het klinkt redelijk vanzelfsprekend, maar zorg ervoor dat uw reizigers de juiste vaccinaties hebben voor de bestemmingen. De reiziger heeft hierin ook een eigen verantwoordelijkheid, maar het is goed om in beeld te hebben welke vaccinaties waar aanbevolen worden. - Hotels
In de keuze van hotelketens die als preferred supplier gelden is het belangrijk om ook naar veiligheid te kijken. Heeft een hotel rookmelders, kunnen ramen afgesloten worden, hoe zit het met de criminaliteitscijfers in de omgeving van het hotel, enz. Bepaal daarnaast of particuliere accommodaties, zoals een Bed & Breakfast of Airbnb toegestaan worden. - Vervoer ter plaatse
Ongelukken tijdens het vervoer op de plaats van bestemming vormen één van de grootste veiligheidsrisico voor reizigers. Neem bijvoorbeeld in het reisbeleid op dat reizigers na een lange vlucht geen auto meer mogen besturen, maar gebruik moeten maken van een officiële taxi. - Noodlijnen
Wat voor maatregelen je ook neemt, er kan altijd iets gebeuren op reis. Het is dan belangrijk om noodlijnen beschikbaar te hebben. Zorg ervoor dat er altijd, 24/7, iemand bereikbaar is. Deze bereikbaarheid is ook handig voor familieleden van de reiziger. - Kennis van de bestemming / risico’s ter plaatse
Blijf altijd op de hoogte van ontwikkelingen op de reisbestemming. Is er iets gewijzigd in de veiligheidssituatie of het reisadvies van de overheid? Informeer reizigers ook tijdens de reis over eventuele ontwikkelingen. - Aantal medewerkers op dezelfde vlucht
Om het bedrijfsrisico te beperken is het aan te bevelen een maximum te stellen voor het aantal medewerkers dat tegelijk op dezelfde vlucht mag zitten. De kans dat er iets gebeurt is zeer klein, maar welk risico wil je lopen?
Opleiding van personeel en communicatie
Het formuleren van theoretische procedures is een eerste stap in het implementeren van een Travel Risk Management strategie. Het communiceren met en het trainen van personeel dat te maken heeft met het internationaal reizen is een belangrijke volgende stap. Zij moeten zich bewust zijn van de procedures en exact weten hoe te handelen in het geval van veiligheidsissues of calamiteiten.
Incident management
Hoe moet je handelen als er tijdens een zakenreis een incident plaatsvindt? In de Travel Risk Management strategie staat welke stappen doorlopen kunnen worden. Denk hierbij aan de volgende onderdelen:
- Monitoring
Door gewijzigde politieke situaties in landen, natuurgeweld, demonstraties of andere ontwikkelingen kan de veiligheid in een land van het ene op het andere moment veranderen. Het is daarom belangrijk continu te monitoren op deze ontwikkelingen. Zeker voor de landen waar veel reizen naar geboekt worden. - Tracking en locating
Bij calamiteiten is het belangrijk dat de organisatie direct kan zien waar reizigers zich bevinden. Het kunnen lokaliseren van reizigers (op basis van bijvoorbeeld vluchtgegevens en geboekte hotels) en het volgen van reizigers op zakenreis (bijvoorbeeld via GPS) is hierbij essentieel. - 24/7 ondersteuning
Parallel aan het volgen en lokaliseren van reizigers is het ook belangrijk dat er in Nederland 24/7 ondersteuning is. Dit kan vanuit de TMC georganiseerd worden, maar ook voor de werkgever is het belangrijk dat er iemand bereikbaar is voor de reiziger, familie en collega’s. - Evacuatie
Heeft u plannen klaarliggen voor het geval reizigers geëvacueerd moeten worden? Welke partijen moet u hiervoor inschakelen en hoe organiseert u dit?
Controleren, analyseren en evalueren
Een Travel Risk Management strategie is een dynamisch document. Er zijn uiteraard onderdelen in de strategie die niet dagelijks wijzigen, maar als het gaat om actuele veiligheidssituaties in landen zal dit dagelijks gemonitord moeten worden. In het controleren van de strategie is het belangrijk om de ervaringen van reizigers mee te nemen. Hoe ervaren zij een zakenreis, van welke risico’s zijn ze zich bewust en op welke wijze moet de organisatie hiermee omgaan?
Werk samen bij het opstellen van een Travel Risk Management strategie
Het opstellen van een Travel Risk Management strategie is een pittige klus. Het document is onderdeel van de Duty of Care en daarom onmisbaar voor organisaties. Het biedt daarnaast een essentiële handleiding voor de organisatie en zakenreizigers als het gaat om veiligheid tijdens het zakenreizen. Betrek bij het opstellen van een Travel Risk Management strategie niet alleen het travelteam of de risk manager. Stel het document op met collega’s van HR, inkoop, communicatie en finance zodat het gedragen wordt door alle betrokkenen en iedereen zijn of haar rol kent. Betrek ook de Travel Management Company bij de strategie. Zij hebben kennis in huis en maken gebruik van systemen die van pas komen bij de praktische uitvoering.
Het belangrijkste advies bij het opstellen van een Travel Risk Management strategie is om het niet te laten bij de theorie. Maak niet alleen een plan, maar handel hier ook naar.
