Succesvol risicomanagement bij zakenreizen begint met communicatie

International SOS heeft vorig jaar de onderzoeksresultaten gepresenteerd van het ‘2017 Business Impact of Travel Risk’ onderzoek. Meest opvallende conclusie is dat organisaties het verbeteren van de interne communicatie en opleiding over reisrisico’s als topprioriteiten benoemen. Een korte samenvatting van de onderzoeksresultaten.

Communicatie is belangrijk

Een belangrijke conclusie uit het onderzoek is dat interne communicatie rondom risico’s bij reizen onderbelicht is terwijl het een belangrijk onderdeel is van risicomanagement. Alleen bij het implementeren van een structureel communicatieproces kunnen risicomanagementprogramma’s effectief werken. Communicatie neemt kortom een sleutelpositie in.

In het onderzoek is specifiek gevraagd welke uitdagingen bedrijven ervaarden tijdens de calamiteiten van 2016 (Brussel, Berlijn, Tunesië en Turkije). In het onderzoek komen diverse elementen naar voren waar extra aandacht voor moet zijn:

Communicatie (wordt door 43% van de respondenten benoemd);
Toegang tot informatie over de situatie (is ook door 43% van de respondenten benoemd);
Duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden (door 30% van de respondenten benoemd);
Locatie van de betreffende medewerkers (door 30% benoemd);
Assistentie op locatie (door 27% van de respondenten benoemd).

Breng de theorie in de praktijk

Iedere organisatie houdt jaarlijks een ontruimingsoefening. Een perfecte test om te kijken of bedrijfshulpverleners weten wat ze moeten doen en of personeel op de juiste wijze handelt. Dergelijke oefeningen beperken zich echter altijd tot de bedrijfslocatie. Oefenen op calamiteiten met collega’s die reizen gebeurt te weinig. Welke stappen moet je als organisatie zetten als reizigers van je organisatie ergens op de wereld in een calamiteit terecht komen? Als er al een stappenplan is, blijft dit dan bij theoretische omschrijvingen wat iedereen moet doen, of is er daadwerkelijk een keer getest of dit in praktijk werkt?

Waar zijn de reizigers?

In de onzekere wereld waarin we op dit moment leven is het belangrijk om risicomanagement van het internationale reizen zéér serieus te nemen. Stel goede communicatieprocedures op om medewerkers te informeren, zorg dat alle relevante informatie beschikbaar is en oefen niet alleen op theorie, maar vooral op praktijksituaties. Travel Management Companies, zoals Munckhof, nemen ook een belangrijke rol in binnen deze processen. Zij beschikken over informatie en data die organisaties nodig hebben. Denk dan niet alleen aan reisadviezen voor landen en vluchtinformatie, maar ook aan inzicht in welke reizigers waar zijn en samenwerking met reisagenten op locatie.

Het onderzoek van International SOS toont aan dat er nog veel stappen te zetten zijn voordat risicomanagement voor internationale reizigers optimaal geïmplementeerd is. Hoe ver is uw organisatie met dit proces?

Bron: International SOS