Geld besparen met tickets in optie

We krijgen bijna dagelijks verzoeken van klanten of we vliegtickets een tijd in optie kunnen zetten. Een prima mogelijkheid om alvast een stoel te reserveren en tegelijkertijd in de organisatie een definitieve bevestiging te vragen voor het boeken van de reis. In praktijk levert dit echter vaak uitdagingen op. Met name omdat de luchtvaartmaatschappijen snel zekerheid willen hebben of een ticket daadwerkelijk afgenomen gaat worden.

Optie vervalt snel

Luchtvaartmaatschappijen hanteren verschillende mogelijkheden om tickets in optie te zetten. Bij de ene maatschappij kan dit maximaal 24 uur, bij de andere 36, bij de derde vervalt de optie al na een paar uur en bij low cost airlines is het in optie zetten helemaal niet mogelijk. Het is het goede recht van luchtvaartmaatschappijen dat ze hier grenzen in stellen, maar het zorgt ook voor veel onduidelijkheid bij de klant.

Toegevoegde waarde van een TMC

Een belangrijke rol in dit proces is er voor de Travel Management Companies (TMC). Zij zijn de schakel tussen airline en klant en moeten deze adviseren en ondersteunen bij de mogelijkheden om tickets in optie te zetten. Ook dienen zij te bewaken wanneer opties verlopen. De klant is koning en deze dient daarom zo min mogelijk last te hebben van voorwaarden die luchtvaartmaatschappijen stellen.

Efficiëntie in het boekingsproces

Communicatie is het sleutelwoord. Het is aan de TMC om de klant goed te informeren over het verlopen van de optie. Het is aan de klant om snel te handelen en terug te koppelen of een ticket daadwerkelijk geboekt mag worden of niet. Aangezien het verlopen van opties tot hogere kosten kan leiden, dienen we te streven naar efficiëntie in het boekingsproces en ervoor te zorgen dat alle partijen het maximale uit een boeking halen.