Hoe kan een onderwijsinstelling een aanbesteding tot een succes maken?
‘Het vervoer loopt toch prima met de huidige vervoerder!’, of ‘Waarom moeten we de reizen nu ineens centraal organiseren, ik kan dat toch goed zelf?’ zijn veelgehoorde reacties. De wetgever heeft echter bepaald dat onderwijsinstellingen opdrachten boven een bepaalde waarde moeten aanbesteden. Voor directies en besturen is een aanbesteding vervolgens een middel om besparingen of andere doelstellingen te realiseren. Hoe zorg je er nu voor dat een aanbesteding voor alle partijen succesvol doorlopen wordt?
Luisteren naar alle betrokkenen
In mijn beleving staat of valt het succes van een aanbesteding met het creëren van voldoende draagvlak. Een aanbesteding begint niet met het versturen van de aankondiging, het begint zelfs niet met het schrijven van het programma van eisen en wensen. De aanbesteding begint bij het schenken van héél veel tijd en aandacht aan de mensen die bij de uiteindelijke uitvoering van de opdracht betrokken zijn.
Begrip creëren essentieel
Uiteraard zijn er bepaalde doelen die met een aanbesteding bereikt moeten worden, zoals kostenbesparing, kwaliteitsverhoging, innovatie of verduurzaming. Als de betrokken medewerkers van de onderwijsinstelling echter niet weten welke doelen bereikt moeten worden en waarom, is de kans van slagen nihil. Door deze doelgroep bij het proces te betrekken en hen te horen bij het vaststellen van de doelen, ontstaat er al een goede basis voor de start van de aanbesteding.
Praktijkvoorbeeld
Ik zal een praktijkvoorbeeld geven. Wij wonnen enkele jaren geleden een aanbesteding van een onderwijsinstelling omdat we de beste oplossingen boden voor de gestelde wensen en doelen. Deze wensen en doelen bleken echter vooral de wensen van het College van Bestuur van de onderwijsinstelling. Het interne proces dat de instelling voorafgaand aan de aanbesteding had doorlopen was voor ons niet inzichtelijk. De opdracht werd conform bestek uitgevoerd. De medewerkers van de onderwijsinstelling waren onbekend met het hogere doel van de aanbesteding en waren blijkbaar nauwelijks betrokken bij het proces. Ondanks dat wij prima invulling gaven aan de opdracht van het College van Bestuur, werd het geen groot succes omdat er onvoldoende draagvlak was.
Ervaringen uit het verleden
Is het dan voldoende om alleen vooraf draagvlak te creëren bij de betrokkenen? Het antwoord is nee. Betrokkenheid creëer je gedurende het hele proces, van het begin tot het einde. Door te luisteren naar de docenten die het uiteindelijk moeten gaan oppakken. De expertise van de docenten is zeer welkom en kan in de praktijk gebruikt worden. Zo kom je tot een optimale samenwerking.
Als de opdracht eenmaal gestart is, dient nog steeds geluisterd te worden naar zowel de opdrachtgever als de docenten om de uitvoering van de opdracht verder te optimaliseren. Het is kortom zaak om de lijnen tussen alle betrokkenen kort en open te houden tot het volgende moment van aanbesteden zich weer aandient. Door een aanbesteding op een projectmatige manier aan te vliegen met veel aandacht voor interne communicatie, creëer je een prettige samenwerking die ook nog eens leidt tot het behalen van de gestelde doelen.
