Evenementenvervoer: een dure bijzaak of essentieel voor succes?
Ik hoor helaas maar al te vaak dat er concessies gedaan worden op het vervoer en de impact hiervan onderschat wordt. Hoe voorkom je dat dit nodig is en zorg je ervoor dat het evenement echt onvergetelijk wordt?
Vervoer is noodzakelijk
Bij ieder evenement is vervoer nodig, of het nu het vervoer is van de deelnemers van hotelaccommodatie naar evenementlocatie of het vervoer van het publiek van de parkeergelegenheid naar de locatie. Vervoer behoort echter vaak niet tot de kernactiviteiten bij het organiseren van het evenement. Het wordt gezien als bijzaak die ook nog eens een flink kostenplaatje met zich meebrengt. Hoeveel energie wil je hier dan eigenlijk in steken?
Breng de behoefte in kaart
Om het vervoer rondom een evenement goed te organiseren is het van belang om tijdig een ervaringsdeskundige in te schakelen. In een vroeg stadium van de organisatie kan deze deskundige meedenken en onderzoeken welke vervoersstromen eigenlijk te verwachten zijn. De aankomst- en vertrektijden van bezoekers zijn voor een organisatie vaak bijzaak, maar ze hebben een gigantische impact op het vervoer en dus op de kosten. Door tijdig een specialist bij de organisatie te betrekken, kan met het vervoersplan in de hand, bepaald worden wat wel en niet noodzakelijk is.
Inspelen op actualiteit
Ik ben me ervan bewust dat in het voortraject van het evenement veel aannames gedaan moeten worden en dat de praktijk anders kan uitpakken. Afhankelijk van het weer, verkeer, de publiciteit en actualiteit kunnen de bezoekersstromen zomaar anders zijn. Ook in die situatie is de vervoerder essentieel. Zij moeten snel kunnen anticiperen en waar nodig het vervoer direct aanpassen. Daar moet je je als organisator geen zorgen om hoeven te maken.
En de kosten dan?
Maar hoe zit het dan met het kostenplaatje? Ook hiervoor geldt dat het van belang is de vervoerder tijdig bij de organisatie te betrekken. Hij kan immers aangeven welke variabelen welk effect hebben op de kosten. Op basis van de gewenste oplossing en het vervoersplan dat gemaakt is ontstaat er een compleet beeld van de financiële gevolgen. Door dit tijdig in kaart te hebben, kan er nog gestuurd worden op budget of op de invulling. De vraag moet daarbij niet zijn om een bepaald aantal voertuigen in te zetten. De vraag moet zijn hoe we zoveel mogelijk mensen tegen zo laag mogelijke kosten kunnen verplaatsen met behoud van de kwalitatieve aspecten voor de reiziger.
Succes voor alle partijen
Samengevat komt het erop neer dat het vervoer voor de organisatie vaak een dure bijzaak is waar men het liefst zo min mogelijk tijd in steekt. Voor de vervoerders is het vervoer echter geen bijzaak, maar een hoofdzaak die perfect geregeld moet zijn. Betrek ze daarom tijdig bij de organisatie, laat ze meedenken en vraag om advies. Uiteindelijk zal het succes van het vervoer direct bijdragen aan het succes van het totale evenement.
